导读
10大经典的项目管理工具:项目组成员名单,项目范围规范,项目工作分解结构,项目进度计划表,项目风险管理表,项目沟通计划表,项目会议纪要,项目状态报告,项目变更管理表,项目汇总表 。简单的10个工具表浓缩了项目管理的知识和方法 。
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简要回顾了《10大经典的项目管理工具》系列的前两部分:
第一张工具表:项目组成员表
《项目组成员表》解决了项目管理中的三个问题:
(1)团队花名册:将由不相关的成员组成团队;项目管理工具:明确规定每个成员的角色和职责,每个成员各司其职,人尽其才;3人力承诺书:经领导审核,是项目管理的人力保障;第二张工具表:项目范围说明书
《项目范围说明书》,定义了项目的边界范围,定义了项目的目标和验收标准,通过里程碑节点大致描述了项目的总体规划:
(1)为什么存在?(背景、目的)(2)怎么办?(范围)谁来做?(利益相关者)到什么程度?(标准)什么时候完成?(里程碑节点)
接下来,请思考
上面两张表,一个是‘人’一个是‘物’,它们有什么联系?
有设定目标,如何制定计划?定义了范围,包括哪些具体任务?分配角色和责任,到底哪些事情应该由谁来做?你需要多少人,多少时间,多少成本?
没错,这些问题是WBS表应该做的,也是本期的主要内容 。
这部分:10个经典项目管理工具系列的《第三张工具表:WBS工作分解结构》
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第三张工具表格:WBS(工作结构分解)表
WBS表将项目目标、范围、项目组成员、成本和工期有序联系起来,从而形成实施工作计划 。
工作分解结构WBS将目标向下分解为有序可执行的工作包,然后将每个工作包分解为具体的人员,对每个工作包进行估算,形成项目的具体实施方案 。
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这就是项目管理中的结构化思维,将虚幻的目标拆解重构,形成一个个的工作包,分配给人,安排进度和预算成本,最后制定出具体的实施方案 。
WBS表,如下例:
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此表中,有两部分内容,项目基本情况和工作分解结构(WBS) 。
①项目基本情况
内容包含,项目名称、项目编号、制作人、审核人、项目经理、制作日期 。这些都是项目基本信息,每张工具表上都有的内容 。
②WBS工作分解结构
工作分解结构,这是WBS表的核心部分 。这部分内容包含,WBS代码、任务名称、活动、工时估算、人力资源、其他资源、费用估算、工期、成员职责 。
- 要点1、WBS结构:WBS,就是从项目目标一路分解到具体的工作包,呈现为自上而下的多层次的金字塔结构,理论上可以很多层级,但,实际运用上,建议最多为3层(注,模板中只展示了两个层次,任务名称和活动,可自行添加二层任务名称);
- 要点2、WBS编号:这是系统内唯一的编号,用来标识每个具体的工作包,这个编号非常重要,因为,在后续项目的计划、设计、编码、测试中,通常都是使用该编号来标识工作包,从而,串联起从计划到编码的全过程 。这里,建议大家一定要使用规范的编码规则,如,编码共几位、哪几位代表什么意思,并把这些规则写入公司相关的操作规范中 。
- 要点3、成员角色职责分配:为每个工作包分配角色,并定义角色的职责,如,谁来负责,谁来辅助完成,谁来审批,需要通知谁等等,在表格中,为了方便制表,可以使用代码来标识,如,R-表示负责人、As表示辅助、I表示通知、Ap表示审核 。还有一点,一定要注意,一个工作包可以分配多个角色,但,只能指定一个责任人,"三个和尚挑水喝"的道理,大家都懂吧 。
- 要点4、估算:项目的估算内容,一般都有工时、工期、成本、费用几个方面,通常由具体工作包的责任人根据公司的估算方法进行估算,然后,汇总到WBS表中,由专家、领导审核后,形成项目的总工期、总工时、总成本 。
- 要点5、项目进度(Project):到这,你应该知道项目进度怎么来了的吧,没错,WBS表就是Project的第一个版本,把WBS中的工作包和工期绘制成甘特图(如,使用Excel、Project、或者其他工具)就是第一个版本的项目进度计划 。
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WBS表,小结
好了,WBS表的内容要点就分享到这,做个小结:
综上所示,WBS表,是项目管理的核心工具之一,它起着承上启下的作用,从目标分解到工作包、再分配角色和职责、再到实施计划,把项目开始的一团乱麻,结构化工作思路,继而形成思路清晰的工作计划,做到事事有人管、人人有事做 。
概括如下:
- ①如何实现项目目标?完成所有工作包;
- ②工作谁来做?具体工作包责任人负责;
- ③什么时候做完?工作包预期的工期;
- ④费用多少?工作包预期的成本(人力成本+费用+其他);
思考:大家如果把《项目组成员表》、《项目范围说明书》和《WBS表》串起来,你发现了什么?
哦,原来,项目策划的思路,就体现在这三张表中 。
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