疫情反复,足不出户?这款常用软件让你高效居家办公( 二 )
相反 , 如果惯于使用云端工具 , 将各类文件资料都放在线上 , 那么任何时候只要有一台能够访问网络的设备 , 我们都能够轻易地无缝连接恢复工作 , 即使是临时收到隔离通知也不必茫然无措 。
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对时常码字的编辑来说 , 最常用的云端工具莫过于在线文档 。 它们甚至集成到了企业办公软件之中 , 比如我们平时打卡和业务交流时会用到的企业微信 , 就内置了基于腾讯文档的「文档」功能 , 在电脑端左侧菜单或移动端底栏菜单都能找到显眼的入口 。
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在线文档有一个显著的好处 , 是它们通常会支持「实时自动保存」 , 你的每处修改都会实时同步至云端 , 哪怕遭遇断电死机 , 也不用担心工作进度丢失 。 以企业微信文档为例 , 它甚至支持将每次修改后的文档归档为一个「历史版本」 , 需要的时候 , 随时可在电脑端通过右上角菜单里的「查看修订记录」清晰回溯每个改动并随时还原版本 。 甲方要求用回第一个版本?没问题!
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如果说本地文档是一个人的思考 , 那么在线文档就是一个团队的整体合作 。 在线文档最多可支持200人同时在线编辑 , 每个人正在哪里修改、修改了什么 , 都会用不同色彩的光标给予说明;选中某段内容 , 还能给它添加评论 , 在右侧评论区中与其他人讨论 , 在需要多人合作撰写文章和方案时 , 这些功能尤为实用 。
共享仓库:打造多端共享的素材库
上面提到的文档 , 既然不在本地 , 那是存到了哪里?
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答案是 , 放在了企业微信的「微盘」里 。 在手机端企业微信通过「工作台>微盘」入口就能找到它 , 电脑端则直接在左侧菜单栏提供了快捷入口 。
如前所述 , 在企业微信文档里创建的文稿、表格、演示文稿和收集表都会默认存入微盘 , 你还可以自己往里面上传图片和其他文件 。 这样一来 , 不需要固定使用某个设备 , 只要身边有任何能够联网的设备 , 就能随时随地访问工作文件 。
但只将微盘当成个人网盘来用 , 未免有些浪费 。 实际上 , 微盘最大的意义在于能够为整个团队打造「团队素材库」 。
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只要将文件上传到企业的「共享空间」里 , 其他企业成员就能够同时访问这些文件 , 在远程协作中 , 这样的文件共享机制几乎必不可少;而且 , 对文件的每一次修改 , 都会马上同步 , 不用担心同事们打开旧版本的文档而被过时信息误导 。
由于有着「企业共享」「实时同步」「不限速」的优点 , 团队可以将文章和视频用到的素材、案例、申报表格、技术文档等文件放入企业微信「微盘」空间 , 打造一个团队成员随时随地查阅取用的、不限速的共享素材库 , 从而免去单独问同事要某个文件的麻烦 , 以及使用其他网盘共享时空有千兆宽带却只能看着100KB/s的下载速度望盘兴叹的苦恼 。
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共享素材库难免有数据泄露的风险 , 为此 , 微盘给文件提供了丰富精细的权限和安全设置 。 你可以为每个文件单独设置查看和编辑权限的范围 , 还能给文件打上水印或是禁止将文件分享到企业外 , 从而最大限度地降低泄密风险 。
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