有效的需求管理对于产品来说十分有必要,需求管理分为四个阶段:采集、处理、实现、反馈 。
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巧妇难为无米之炊 。
对于产品经理来说,需求就是用来煮饭的米 。
但产品经理的工作可比熬一锅粥要复杂多了,不光要基于需求设计产品,需求的管理能力也极其重要 。
很多时候,糟糕的需求管理,会使产品工作乱成一团,甚至导致项目的失败 。
作为产品狗,需要经常体验各种产品,也常遇到需求管理失败的案例 。
最近就有这么一次糟糕的体验:
一款定位小众社交的App,名字就不说了 。
产品逻辑是,通过心理测试,确定性格分型,匹配陌生人 。
心理测试分为:初级、中级及高级等三个阶段,每深入一级就更准确 。然而,问题就出在心理测试上 。
我在完成了高级测试后,测试结果依旧是中级的结果,高级测试的状态则是未完成 。
我尝试了重新答题、重新登陆、注册新号、甚至卸载重装,老样子 。
换台iphone手机,问题依旧(android正常) 。
于是,我在App内的用户反馈功能中,详细描述了该问题 。
一周后,App更新,Bug依旧 。
接着,我在Appstore上面通过评价的方式,再次详细描述了该问题 。
半个月后,App更新,Bug依旧 。
最后,我按照官方网站的邮箱,讲问题描述再次反馈 。
一周后,App更新,Bug迎风招展 。
在坚持了一个多月之后,我默默的放弃了它 。
如此糟糕的Bug管理,绝不是偶然 。今天顺眼看了下在Appstore,简直就是车祸现场 。
(如下信息,是我按照一星进行的筛选,实际并非全部都是差评)
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我如此执着地反馈问题,却毫无结果,我只能推测:要么他们看到了,却没有有效处理;要么就是他们连看都没有看到 。不管是哪种,都说明需求管理能力缺失 。
需求管理的重要性产品经理工作的核心就是采集、加工和传递信息,而最重要的信息就是需求 。就算idea再棒,就算开发效率再高,就算运营团队推广效果再好,需求管理不好,负面都会被不断放大 。
卸载前,我发了最后感悟:眼看他起朱楼,眼看他宴宾客,眼看他楼塌了 。
你可能会有疑问,前面说的不是Bug么?
不论是反馈者,反馈渠道,或是反馈方式,Bug和需求都是共享的 。
用户访谈时,他会反馈需求,也会反馈Bug 。
老板找你沟通时,会提想法,也会告诉你他看到的问题 。
所以我更倾向于,将Bug作为(广义上的)需求的一种 。狭义需求当作一种正向需求,而Bug则作为一种反向(优先级更高)需求 。
同时,把Bug作为需求,还有一个优点 。
像对待需求一样,对Bug进行分析,而不是原封不动的直接抛给开发 。
经过分析,你有可能发现它不是Bug,而是需要培训用户,或是转化为新需求 。而确定是Bug的,经过你的分析后再交给开发,本身已经完成搜集、复现和定位等环节,修复速度也必然会快很多 。
下文所说的需求和需求管理,都是广义上(除非特指)的 。即将狭义需求和Bug都作为广义需求来统一说明 。
需求的种类讲需求管理之前,先对需求的种类做个全面认识 。全面认识需求的种类(区分维度),有助于在管理需求时,做到兼顾所有情况 。
需求的种类(区分维度)有:
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- 来源(提出方):用户(客户)、协作方(开发、运营、销售、项目等)、管理层(投资人、老板、上司)等;
- 渠道:访谈、问卷、内部会议、内部系统、IM、产品内反馈、服务邮箱等;
- 形式:录音、录像、文档、邮件、会议记录、留言、聊天记录等;
- 类型:就是前面说的,正向需求和反向需求(Bug)两种;
- 场景:正式使用、体验产品、开发测试、产品演示等;
- 紧急重要度:有很多方法,建议使用四象限法(重要紧急、重要不紧急、紧急不重要及不紧急不重要),或直接用1、2、3、4级代替 。
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- 需求的采集,维护高效稳定的采集渠道和合理的记录规范;
- 需求的处理,对采集到的需求进行筛选和加工明确;
- 需求的实现,对加工明确后的需求进行规划和开发;
- 需求的反馈,反馈需求信息的处理给需求来源 。
采集阶段采集阶段,就是我们搜集并记录需求信息的阶段,是需求管理的起点 。首先,回忆一下:
- 你是如何采集需求的?
- 你日常获得的需求中,有多少比例是提出者告知你的?
- 你是否经常主动去获取各类需求?
- 你有主动维护需求获取渠道的习惯么?
而更常见的情况是,很多产品经理只被动接受需求,也从不维护需求来源 。
前面已经讲过,需求有多种来源、渠道和场景 。
而每款产品,来源、渠道和场景之间的相关度也会不同 。
比如,A产品的用户更喜欢通过产品内的用户反馈和邮件来反馈需求,但是B产品的用户,则可能更喜欢面对面反馈信息 。
多关注日常获取到的需求信息,努力寻找和明确你的产品中,各类人群(来源)喜欢通过什么途径(渠道)反馈哪种类型(场景)的问题 。
针对各类人群建立合适的反馈路径,逐渐明白哪边的需求多久采集一次,哪类人群需要采用什么方法促进反馈 。
慢慢你会发现,你能获取到的信息会越来越全面,你离产品的真相也更进一步 。
采集阶段,光做好采集还远远不够 。
正如我那次糟糕的经历,我相信,他们获取到了我的反馈 。
但也许很快,更多更杂的反馈出现,他们迷失其中……
没有对信息的有效管理,信息就没有任何价值 。
做好了需求信息的开源,下一步就是做好需求信息的记录 。有效的记录方法,不光可以让需求变得有序,接下来的需求处理、需求实现、需求反馈,也依赖良好的记录 。
需求记录,就是把一条条的需求记录下来,同时补齐需求的种类等信息 。
我习惯的做法是通过两张表来管理所有的需求:
采集记录表
所有采集的需求信息,均按照采集的顺序编号记录 。
它是一张完整的需求表,事无巨细的记录采集到的每一条需求(包括你觉得可笑的需求) 。
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仅供参考,可根据具体情况增减字段
处理跟踪表
只记录完成处理阶段后,进入实现阶段的需求 。
它是一张指导产品规划和实现的跟踪表,只包含最后进入实际产品工作的需求 。
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仅供参考,可根据具体情况增减字段
为什么要分成两张表?
我先说只有其中一张,会怎么样 。
如果只有「采集记录表」:
每次使用这张表指导需求实现时,都会受到冗余无效需求(那些在处理环节被筛选掉的)的干扰 。
同时,如果你想在这张表上体现,归属什么产品线、哪个版本实现、当前实现进度等,就必要增加字段 。而这些多出来的字段,被筛选掉的需求却并不需要 。
最后,难道每次初步沟通需求时,都要让老板、同事都面对这么一张庞大的信息表么?
如果只有「处理跟踪表」:
也许你每次处理完需求,都把那些不做的需求给删掉了……
但是,如果你发现一条需求有些熟悉,之前被你干掉过,那你还能记起你当时处决它的理由么?
当你要反馈结果给提出者时(包括不做的理由),信息都没了,你还怎么反馈?
所以,我会把所有采集的需求记录在「采集记录表」,在处理阶段继续使用它 。
处理过后的需求,保留的转移到「处理跟踪表」,在实现阶段使用,同时定期更新回「采集记录表」 。否决的,直接在「采集记录表」中记录否决原因等信息 。
反馈结果给需求提出者时,只看「采集记录表」就好了 。
处理阶段处理阶段的工作有两项:筛选需求和明确需求 。
筛选需求首先,对采集到的需求进行初步判断,要不要让它进入后续的实现阶段 。
要判断正向需求(狭义需求)和反向需求(Bug) 。
如果是Bug,判断其是否真的是Bug 。
如下情况,都不需要当作Bug来修复 。
- 用户误操作,导致出现问题 。
比如,企业管理员在中台误操作删除了用户权限,导致他们的员工打不开报表 。 - 用户不会使用功能 。
比如,管理员没有将业务环节中必备的组织架构配置好,导致员工无法正常使用 。 - 功能不够完善 。
比如,员工的填写表单后,因为没有自动保存功能,经常未保存退出,导致内容丢失 。 - 无法复现 。
比如,只有极少数情况下出现,反馈后在任何环境下,都无法再次出现的问题 。
需要针对具体情况,进行处理 。
误操作和不会使用的情况,我们需要反思,对客户的培训是否到位 。
功能不够完善的情况,我们可以转化为新的狭义需求 。
无法复现的情况,也要特别关注,如果再次出现,可以对比两次情况,寻找可能性 。
如果是(狭义的)需求,则判断是否要去实现它 。
狭义需求的取舍,主要依靠已经确立的产品战略 。
可以参照我的原创文章《如何系统性思考产品需求-产品问答第一篇》 这里就不展开了 。
所有决定不实现的需求,都需要对提出者进行有效反馈,留到反馈阶段慢慢说 。
明确需求我们也需要对采集到的需求进行明确 。
首先,明确需求的类型,到底是Bug还是狭义需求 。
然后,我们要对需求的信息进行全面搜集 。
1. 找需求来源进一步沟通,获取更多信息;
大部分人在沟通时,都会对信息进行加工,这会产生信息缺失 。
可能是觉得某些背景信息,大家都知道,不需要再说一遍;可能是觉得某些细节不是关键信息,所以故意略去;可能是完全没有察觉某些相关信息 。
信息的缺失,会让需求变得难以理解或产生偏差 。
找到需求的提出者进行沟通,使用“5W1H”提问法,不断循序渐进的提问 。
如果是Bug,要了解清楚它发生的具体场景,发生在什么情况下,什么机型,什么系统,使用的账户,前面做了什么操作等等;
如果是狭义需求,要了解提出它的背景,基于什么场景,希望达到什么目的,是否还有其他相关意愿,偶然提出还是长久期望等等 。
2. 对需求进行分析
获取尽可能多关于需求的信息,对信息进行分析,进一步消化需求 。
可以通过演绎法和归纳法,推断出需求的规律和更深层次原因 。
需求分析可参照《如何深入挖掘用户需求-产品问答第二篇》,这里不再展开 。
3. 假设初步实现方案
对需求进行分析之后,在进入实施环节之前,我们可以尝试初步假设多个实现方案 。在实现阶段前,初步假设实现方案的好处有很多:
a.可以检验是否真的了解需求 。
很多时候我们觉得已经完全了解需求,但是进行功能规划时,才发觉还需要补充信息,又要找到提出者进行沟通 。
b. 可以快速获取反馈者的验证 。
具像化的方案,能让提出者看到,他提出的需求是否得到理解,也让他对产品产生期待 。
c. 可以让实现团队快速理解需求 。
提出多个初步方案,可以帮助实现团队(产品和开发)快速理解需求,也可以让他们更容易提出合理化建议,并为实现阶段做好准备 。
完成筛选和明确后,保留下来的需求,我们要确定重要紧急度及在哪个版本去实现 。
你应该已经发现,筛选和明确并不是完全独立,一前一后的工作 。而是互相渗透,互相支撑 。
需求的处理阶段,你需要明确需求才能更好的筛选需求,同时筛选后确定实现的,也正是你要花更多力气去明确的需求 。
处理阶段的信息,是在「采集记录表」中更新 。
经过处理阶段,保留下来的需求,确定了实现版本和重要度,接着就进入实现阶段了 。
实现阶段实现阶段有两项工作:功能规划和功能开发 。
功能规划从处理阶段传递过来的需求,安排了具体的产品线及版本,明确了优先级 。
我们要做的就是把它们规划成一个个的功能,并通过产品规划交付物的方式来输出给相关团队 。
这部分工作,是产品经理日常工作中,所占比重最大的 。
正因如此,很多产品经理沉溺其中,逐渐变成一个“画原型的”或“写文档的” 。这是很危险的!通过前面两个阶段介绍,你可以发现:做不好需求采集和处理,直接进行需求实现是多么可怕 。
具体的功能规划,涉及到的方法论和工具,有许多书籍和文章都在讲,我就不再赘述 。
我要强调的唯一一点就是,提高对产品规划交付物的标准 。不要让自己的原型和文档,成为阻碍开发的障碍 。有兴趣可以看我这篇《产品问答 | 提岗管理后,如何进行团队管理及项目管理?》 。
功能开发功能进行开发阶段,产品经理的注意点就转化为项目管理 。
项目管理不仅仅要管理项目的进度,还要管理项目的质量 。
同样在《产品问答 | 提岗管理后,如何进行团队管理及项目管理?》这篇文章中,我有详细讲 。
实现阶段的需求信息,要及时更新到「跟踪记录表」中 。
反馈阶段需求不光要采集、处理和实现,还要不断让信息回流,反馈给需求的源头-提出者,让需求管理成为闭环 。
需求的反馈,不是等前三个阶段完成后,再去独立进行的 。
在采集、处理和实现阶段,要一直保持反馈的习惯 。
- 在采集阶和处理阶段,我们可能会不断找反馈者沟通,以获取更加全面的信息;
- 在处理阶段,我们反馈信息给提出者:需求是否要实现及何时实现,或是为什么不实现;
- 在处理阶段,我们还要反馈初步方案,让提出者确信并产生期待;
- 在实现阶段,我们要有节奏的反馈实现进展,并在实现时尽可能的告知提出者,甚至准备好相关培训 。
反馈阶段主要维护「采集记录表」,但需要及时将「跟踪记录表」的信息同步进去 。
最后强调,需求管理的四个阶段,也不是互相独立,互分先后的 。
实际的需求管理工作,可能会有多个阶段的工作在同步进行 。需求管理,需要你努力练习,完成技能内化,最终成为你的核心武器 。
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