微软|从工具到伙伴，Office 2021和Microsoft 365全体验( 六 ) 软件|excel|Windows

Word引文和书目是教育和科研人员进行论文写作的专业功能，它可与常用文献管理软件集成，轻松插入引文和书目，简化论文和科研文献撰写过程；并且能根据具体要求灵活调整引文样式，避免反复修改调整，一键点击便能更新引文和书目，操作非常便捷，这些功能在出版行业也非常实用。

在PowerPoint软件中， Microsoft 365的授权用户可以通过AI分析PPT中的文字、图片、形状等素材，提供专业的美化排版建议。如果用户对推荐的排版素材和模板满意，一键便可全文应用，让我们不再将时间花在PPT排版上，从而专注于写作或创作。

PowerPoint中的实时辅助字幕是一项革命性的功能，它不仅可以自动生成实时字幕，而且也能将演讲实时翻译为其他语言，这相当于同声传译级别翻译。该功能一方面照顾了听障人士，也能在跨国企业或外贸活动中提供极为方便的沟通方式，而不需要聘请昂贵的同声传译人员。（我在家庭和学生版中没有找到该功能，请确认一下哪个版本有该功能）

Excel中， Microsoft 365的授权用户则可借助AI功能分析表格中的数据，发现蕴含趋势，自动便能生成多种图表和数据透视图建议，需要数据分析结果和图表时，一键便能插入其中，甚至不懂数据分析技术的用户也可轻松完成，大大降低了此项工作的门槛。

智能图表功能是Excel中另一项新增亮点，用户不仅可以选择17种不同类别的图表，且能通过自动分析数据特征获得最适合的图表类型推荐。最为出彩的是，它还能将包含地理位置的数据动态呈现在二维或三维地图上。

以往我们总是将Outlook作为邮件收发的工具使用，新的Outlook还可管理日历、任务和联系人等内容，我们不仅可以在上面排工作会议，还可将学校作业、家庭聚会等信息排在日历的时间任务上，堪称时间管理大师（手机之上日程管理和邮件管理是分开的，使用效率不及Outlook）。

Outlook上的“重点收件箱”是一个快速进行邮件分类的软件，并可一键使用事先设定好的“建议的回复”进行该类别邮件的回复，甚至脱机状态下也可自动回复，从而不需要时时登陆邮箱去回复一些不重要的邮件。在Outlook的使用上，我们不妨参照一下微软的工作人员是怎么使用的。每天上班（自驾 or 公共交通）之时便可以使用手机登录Outlook ，通过蓝牙耳机朗读邮件标题，选择是否朗读具体内容，根据内容选择建议的回复，通勤时间便可处理好前一天的全部邮件，到了公司便有时间为自己美美地泡一杯咖啡了。

拥有1TB的OneDrive云存储空间是Microsoft 365授权用户的“特权” ，它不仅意味着更大的云存储空间，而且还能实现自动保存、版本控制和跨设备同步。这也意味着，从手机到平板，以及所有的PC ，你所有的Microsoft 365设备都能共用这1TB的OneDrive云存储空间。

即使硬件设备损坏或丢失，我们依旧可以在OneDrive账户中找回重要文件，其自动备份功能不仅可以设置Office文件备份，还可以将桌面、图片、文档、视频等本地文件夹纳入到自动备份功能之中，而所以备份的内容，均可实现跨设备访问。

微软希望将OneDrive打造成为重要数据和个人身份的保险库，所以还提供了一个“个人保管库”软件。该软件通过指纹、人脸识别、短信等多种用户验证机制解锁，使用完后自动锁定，用户完全可以放心地将证件、单据等重要文件的电子版放在其中，同样支持跨设备访问。