会议纪要看似普通 , 但作为文秘人员 , 你真的掌握了会议纪要的写作吗?会议纪要对于记录会议主要信息、传达会议议定事项、推动工作落实具有重要意义 。个人经验 , 写好会议纪要需要把握以下几个方面:
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一、认真做好会议记录会议纪要是会议纪要的基础 , 是从会议纪要中加工提炼出来的 。
会前要认真阅读议题 , 查阅相关背景资料 , 把握会议主要目的 , 有一个消息灵通的计划 。会议期间 , 要集中精力做好会议记录 , 用词要准确 , 段落要清晰 , 记录要全面 , 要把与会人员的一致意见和保留意见 , 特别是会议的决定和主持人的总结、总结意见 , 用速记、录音或录像的方式如实完整地记录下来 。会后要整理会议纪要 , 透彻理解会议精神 , 尽快起草会议纪要 。
二、围绕主题选择布局会议要解决的主要问题是会议记录的中心 , 会议记录的撰写要围绕这个中心进行 。
对于单一议题的会议 , 如解决某一具体问题、研究某一方面工作的专题会议 , 会议纪要的撰写应围绕会议中心内容和讨论要点 , 记录讨论结果和议定事项 , 一般采用总平面图 , 将会议概况、内容、观点和结果按其性质逐一归纳成几个方面 。
多议题会议常见于单位领导班子研究一系列问题、部署一揽子工作的会议 , 如党委常委会议、政府常务会议等 。总结写作一般采用分句的布局 , 分别围绕每个主题进行 , 这样才能组织好 。
三、正确处理层级结构会议纪要正文一般由前言、正文、结尾三部分组成 。
前言说明会议概况 , 包括会议时间、地点、主持人、发言人、会议目的任务、主要议题等 。
结尾部分一般标注参会人员、参会人员、缺席人员的信息以及文档的开放属性等 。与其他官方文件不同的是 , 会议纪要结尾没有标注签发机关 , 一般没有附件 。
会议纪要的主体部分是核心内容 , 撰写主体部分决定会议纪要的质量 。主体部分按照逻辑关系可以分为三个部分 。一是会议精神 , 一般从介绍“会议思想”开始 , 撰写工作大局分析、工作意义和主要原则;二是会议成果一般以“会议明确”和“会议决定”的介绍开始 , 并写出会议关于如何做问题、如何做工作的总体决策和部署;三是会议要求一般从介绍“会议要求”和“会议重点”开始 , 写出具体的工作安排和各部门要承担的具体任务 。这三个内容要分层次安排叙述 , 逻辑清晰 , 组织清晰 , 不能穿 。
四、恰当进行取舍提炼 , 一方面要做好适当的取舍 , 所有与会者的意见可能不一样 , 但一个成功会议的目的和意见是统一的 。符合会议目的的统一意见和会议主持人的总结意见应当反映在会议纪要中 。
另一方面 , 要体现会议的精神要点 , 要细化、细化 。题目的长度可以根据题目的内容范围和复杂程度来安排 , 做到简洁明了 , 细致入微 。
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写会议纪要是办公室的日常工作之一 , 也是办公室工作人员的基本功 。工作中 , 写会议纪要有“八字战术”可循 。
一是求“快”
及时性是会议纪要最大的特点 。很多重要任务要会后马上落实 , 会议纪要要“讲” 。如果太晚 , 可能会失去自己的价值 。因此 , 会议记录必须写好 , 提交批准 , 并迅速发布 。分钟应该
tyle="font-size:15px;">二是求“准”
准确性是会议纪要的基本要求 。首先 , 内容要准 。会议议定的重要事项比如经费、时限、责任人等一定要准确翔实地记录下来 , 不能有任何出入 。例如 , 关于经费使用的决议 , 要详细写明金额、拨款单位、拨款时间、拨款方式 , 防止日后出现问题无从对证 。
其次 , 用语要准 。参会人员在讨论或讲话中 , 对一些专业术语、专有名词可能一带而过 , 说的是不规范简称或俗称 , 比如把××省(市)第×届人民代表大会第×次会议、中国人民政治协商会议××省(市)第×届委员会第×次会议 , 统称为×届省(市)人大(政协)第×次会议 , 类似情况应在撰写纪要时注意核对订正 。
最后 , 记录要准 。纪要撰写人员要全程参会 , 做好录音和记录 , 核对好参会人员 , 对于一些大型会议 , 经常会有“替会”情况发生 , 要以签到情况为准记录参会人员 。
三是求“实”
会议纪要不需要华丽的辞藻 , 只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项 , 文字要尽可能清晰简练、准确平实 , 不能掺杂个人感情和看法 。
对于报领导讨论决定的会议事项 , 一般只将最后议定的结果写入纪要 , 不必记录讨论过程;对于传达重要会议、文件或领导指示的会议事项 , 要抓住重点 , 避免空话套话 , 凡能从其他文件、资料中查到的内容一般不写 , 只写会议提出的要求和部署 , 使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况 。
四是求“全”
要突出完整性 , 对会议进行全面的记录 , 最忌丢项落项或多项 。特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务 , 要注意完整地写入纪要 。
为便于撰写和查阅 , 应当按照一事一标题或一段的格式撰写 , 顺序应按议题的重要程度和类别进行排列 。会议讨论未通过的议题一般不写入纪要之中 。
五要会“借”
会议信息量大 , 撰写纪要需全面广泛占有资料 , 把会议材料、领导讲话、记录稿件、录音录像以及会议涉及的相关文件资料搜集齐全 , 通读理解 , 只有自己弄明白了才有可能把纪要写明白 。
在使用资料上要敢借、会借 , 一般来说 , 对于顺利通过的议题 , 会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项 , 领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调(要求)内容 , 有选择性地把会议材料借用为纪要内容 , 实际上是一个对资料进行收集、筛选、提炼、组合的过程 。
六要会“改”
所谓改 , 就是在“借”的基础上对部分材料进行再加工 , 这个过程不可或缺 。
比如 , 领导在会上脱稿部署工作、提出要求时 , 可能会讲得过于详细、层次稍显不清、前后略有重复 , 在这种情况下 , 要对会议记录进行修改加工 , 再写入会议纪要 , 既体现领导真实意图 , 又符合会议纪要准确务实的基本要求 。由于修改工作要求较高 , 纪要撰写人员需不断提升理论功底和文字水平 。
七要会“报”
会议纪要初稿写成后 , 如何报领导批准也是一门学问 。
首先要广泛征求意见 , 避免出现方向性错误 , 必须向事项汇报部门、涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见 , 涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见 , 视情况征求宣传、人事、纪检监察等部门意见 。完成这些基础工作 , 才能逐级上报主管领导、主要领导审批 。
八要会“用”
会议纪要批准后 , 要特别注意发挥其作用 。
一要正确确定报送范围 , 参会人员和单位都要报送 , 再视会议内容 , 报送有关部门阅知或在一定范围内公开 。
二要与督办工作做好衔接 , 由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办 。
三要做好存档工作 , 便于日后查阅 , 需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改 , 一定要存档领导签字确认的最终版本 。
【最经典的会议纪要范文 创业筹备会会议纪要】此外 , 充分利用信息化手段 , 单位内部的会议 , 不涉密的可在单位内网发布 。(来源《秘书工作》 , 作者:项张国、高峰)
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